Was Sie tun können, wenn der Kunde nicht zahlt

Zahlungsmoral in Deutschland - Was tun bei Außenständen?

Die Zahlungsmoral, und davon sind nicht nur deutsche Unternehmen betroffen, hat sich in den letzten Jahrzehnten deutlich verschlechtert. Sicher ist dies nicht ein Prozess, der von heute auf morgen vonstatten geht. Vielmehr geht die negative Veränderung schleichend vor sich. Und für so manchen Unternehmer bedeutet sie über kurz oder lang das finanzielle Aus und somit auch das Ende seines Betriebes. So betragen derzeit in Europa die Außenstände mehr als 250 Mrd. Euro! Zahlreiche Unternehmen verfügen über eine nur dünne Eigenkapitaldecke. Und so ist es dann auch nicht verwunderlich, dass eine mangelnde Zahlungsmoral schnell zu finanziellen Engpässen führen kann. So ergibt sich eine Art Teufelsspirale, die sich immer schneller zu drehen beginnt, bis das Unternehmen letztendlich vor dem finanziellen Ruin steht.

In früherer Zeit schien der Handel bedeutend einfacher. Nur wer zahlte, erhielt auch die notwendige Ware. Doch dieser wirtschaftliche Grundsatz hat in modernen Zeiten vielfach an Bedeutung verloren und kommt nur noch sehr selten zur Anwendung. Wer heute marktfähig sein und möglichst viele Kunden gewinnen möchte, der muss flexibel sein und entsprechende Zahlungsziele anbieten können. Man geht davon aus, dass von 100 Betrieben, die ihre Ware pünktlich ausgeliefert haben, etwa 15 Betriebe über einen längeren Zeitraum, wir sprechen hier von mehr als 90 Tage, auf die Rechnungsbegleichung warten müssen. Während dieser Zeit hat das Lieferunternehmen aber gleichzeitig seine Außenstände zu begleichen. Schätzungen zufolge sind diesem Verhalten seitens der Kunden etwa 12 % der Konkurse in Deutschland zuzuschreiben.

Warum bleiben die Zahlungen aus?

Die Ursachen, die hinter einem solchen Verhalten stecken mögen, sind mannigfaltig. Ähnlich wie bei einer Kettenreaktion zieht sich auch die Zahlungsverzögerung durch eine ganze Kette von Unternehmen. In vielen Fällen ist das restriktive Verhalten der Kreditunternehmen in Bezug auf die Vergabe von Krediten vor allem bei kleinen und mittleren Betrieben darauf zurück zu führen. Und gerade Unternehmen, die eine Mitarbeiterzahl von bis zu 19 Arbeitskräften besitzen, sind besonders von den Zahlungsausfällen betroffen. Im Durchschnitt müssen die Betriebe etwa 3,1 % der Forderungen ausbuchen. Erst bei den Unternehmen, die eine Mitarbeiterzahl zwischen 250 und 499 haben, sieht es wieder besser aus. Hier liegt die Ausbuchungsrate bei 1,5 %.

Doch wie verhält man sich, wenn die Zahlungen von Kunden ausbleiben, die doch eigentlich so dringend für die Weiterführung des Geschäftsalltags benötigt werden? Die Antwort ist in einem effizienten Forderungsmanagement zu finden. Aber gerade hier scheint der Kasus Knacktus zu liegen. Denn gerade die kleinen und kleinsten Unternehmen können selten ein entsprechendes Forderungsmanagement vorweisen. Dies zeigt sich vor allen in solch schwierigen Zeiten wie einer Finanzkrise, die es nicht nur etablierten Betrieben und Firmen sehr schwer macht, sich am Markt zu behaupten. Und oft ist eine solche Krise der Auslöser für eine Marktbereinigung. Wer sich der Herausforderung, aus welchen Gründen auch immer, nicht in entsprechender Weise stellen kann, wird von der wirtschaftlichen Bühne regelrecht hinweg gefegt. Die Krise, wie sie derzeit herrscht, betrifft mehr oder weniger alle Branchen. Doch die Dienstleistungsbranche oder auch Bildungsinstitutionen sowie die Medienindustrie und das Baugewerbe und die ganze damit verbundene Industrie sind besonders von den Auswirkungen betroffen. Es scheint sogar, dass sich bei vielen größeren Unternehmen ein Verhalten eingebürgert hat, das zu weitreichenden Konsequenzen führen kann. Fällige Rechnungen werden mit Absicht erst zu spät bezahlt. Um diesem Verhalten effizient entgegen wirken zu können, ist es notwendig, grundlegende Kenntnisse im Bereich des Forderungsmanagements zu besitzen.

Wie bringe ich den Kunden dazu, dass er die offene Rechnung begleicht?

Um den schlimmsten Fall, den unternehmerischen Super-GAU zu verhindern, ist das professionelle Forderungsmanagement das geeignete Werkzeug. Allerdings kann dieses Werkzeug nur dann seinen Dienst in entsprechender Art und Weise verrichten, wenn der Unternehmer konsequent und nachhaltig diesen Weg, den er eingeschlagen hat, bis zum Ende verfolgt. Damit der Kunde die offenen Posten dennoch zahlt, hat man zunächst mehrere Möglichkeiten. Nicht immer muss man gleich einen Anwalt einschalten, welcher zudem auch erst mal weitere Kosten verursacht.

Der erste Schritt ist die freundliche Zahlungserinnerung

Jede Rechnung ist in der Regel mit einem bestimmten Zahlungsziel verbunden. Wie weit das in der Zukunft liegt, bestimmt der Lieferant. Ist also der Tag gekommen, an dem das gesetzte Zahlungsziel überschritten ist, heißt es, sich mit dem Gedanken vertraut zu machen, dass die Begleichung der Rechnung nicht reibungslos ablaufen wird. Doch zuerst sollte sich der Unternehmer noch ein klein wenig in Geduld fassen. Eine Woche, nachdem das Zahlungsziel verstrichen ist, ist die Zeit für die erste Zahlungserinnerung gekommen. Der Stil des Schreibens sollte freundlich und verständlich gehalten sein, vielleicht ist der Kunde einfach nur vergesslich gewesen. Eine Zahlungserinnerung beinhaltet im Normalfall keine zusätzlichen Gebühren für den Kunden - weder Zinsen, noch Mahngebühren.

Die Mahnung zur Rechnung

Wurde auch zwei Wochen nach der Zahlungserinnerung die Rechnung nicht beglichen, erfolgt die Versendung einer Mahnung. Auch hier sollte man auf Behördendeutsch verzichten, eine freundliche und kreative Schreibweise ist von Vorteil. Wichtig: Dem Kunden wird eine konkrete Frist zur Zahlung gesetzt. An dieser Stelle kann man bereits Mahngebühren verlangen. Diese sollten selbstverständlich in gewisser Weise angemessen und gerechtfertigt sein. Um den Druck auf den Kunden zu erhöhen, kann man diese von Mahnung zu Mahnung steigern. Zusätzlich können Verzugszinsen berechnet werden. Handelt es sich um Geschäfte von Unternehmer zu Unternehmer, dann liegen diese bei 8 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Bei Verbrauchern können 5 Prozentpunkte über dem Basiszins berechnet werden.

Das Telefongespräch oder das direkte Gespräch suchen

Sind weitere zwei Wochen seit der Mahnung vergangen und ein Zahlungseingang ist noch immer nicht zu verbuchen, dann ist erfahrungsgemäß ein Gespräch erfolgsversprechend. Natürlich besteht die Möglichkeit, dem Kunden weitere Mahnungen zu schreiben. Doch praxisbezogene Erfahrungen haben gezeigt, dass ein persönlicher Kontakt über das Telefon zu bedeutend besseren Erfolgen in Bezug auf die ausstehenden Forderungen führt. Wimmelt der Kunde, oder besser gesagt, seine Sekretärin den Lieferanten oder Dienstleister auch nach wiederholten Versuchen ab, bleibt - insofern man auf ein Inkassounternehmen verzichten möchte - häufig nur noch eine Möglichkeit:

Selbst einen Mahnbescheid ausstellen

Der Mahnbescheid ist die letzte Konsequenz, wenn alle Versuche, ohne Einbeziehung gerichtlicher Seite, die Forderung begleichen zu lassen, gescheitert sind. Natürlich hat man als Lieferant oder als Dienstleister immer die Möglichkeit, die Forderungen auszubuchen und darauf zu verzichten. Dies stellt allerdings eine äußerst unbefriedigende Alternative dar. Stehen die Forderungen auf soliden rechtlichen Grundlagen, sollte man sich als Unternehmer nicht scheuen, diesen Weg konsequent bis zum bitteren Ende zu gehen. Neben der direkten Klage ist der Mahnbescheid eine gute Möglichkeit, um seine Forderungen schlussendlich geltend zu machen.

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